Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri 9 İpucu

featured
Paylaş

Bu Yazıyı Paylaş

veya linki kopyala

Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri; 9 İpucu

Zaman yönetimi teknikleri nelerdir? Zaman yönetimi konusunda neler yapılabilir? Zamanı yönetmek neden önemlidir?

Hepimiz her günü 24 saat yaşıyoruz. Tabi hüzün ve üzüntü içindeyken zaman sanki uzadıkça uzuyor da, sevinçli ve mutlu olduğumuzda inadına kısaldıkça kısalıyor. Zaman, nasıl ve neyle geçirdiğimize göre, bizde uzun veya kısa algısına neden olabiliyor. Ancak zaman yönetimi teknikleri hakkında bilgi sahibi olduğumuzda, hem verimli, hem başarılı, hem de daha mutlu olma ihtimalimiz artıyor.

 

Zaman yönetimi teknikleri, daha çok çalışmak anlamına gelmiyor. Zamanı planlama, organize etme ve yapılandırma anlamını taşıyor. Şimdi zaman yönetimi teknikleri konusunda vereceğim ipuçları uygulanmaya konduğu takdirde, işlerinizi yetiştirebilecek, verimliğinizi en üst seviyeye taşıyabileceksiniz.

 

  1. Her Haftayı Ayrı Ayrı Planlayın

En önemli zaman yönetimi ipuçlarından biri haftanızı planlamaktır.

 

Bunu her hafta planladığınız gün ve saatte yapmak sadece zaman kazandıran bir alışkanlık kazanmanızı sağlamaz, aynı zamanda işinize bakış açınızı olumluya çevirmenize ve sizi rahatlatacak sosyal faaliyetlere zaman ayırabilmenize imkan tanır.

 

Şöyle ki;

 

Haftanızı planlayarak, aslında kendinize söz vermiş olursunuz. Verdiğiniz bu sözleri yerine her getirdiğinizde, kendinize olan güveniniz artar ve bu daha iyi hissetmenize yardımcı olur.

 

Bu yaklaşım, sizin için önemli olan işleri planlarken zihninizin tam olarak odaklanmasını sağlar. Tam bir konsantrasyonla yaptığınız her işi daha kısa sürede tamamlayabilirsiniz. Böylelikle zamandan tasarruf edersiniz. Önceden planladığınız iş programına uyduğunuzda, daha az sürprizle karşılaşırsınız.

 

Bu nedenle, zaman yönetimi teknikleri konusunda ilk yapmanız gereken, haftanızı planlamaktır.

 

  1. Her Akşam Ertesi Gün Yapılacak İşleri Not Edin

Mesai bitiminde işlerinizin bitmediğini ve yarım kaldığını görebilirsiniz. Bu yarım kalan işler strese girmenize ve iş stresini eve taşımanıza neden olabilir.

 

Bu durumda yapmanız gereken şey, bir not defterine veya telefonunuza, ertesi gün tamamlamanız gereken veya yarım kalan işiniz yoksa bile diğer gün için yapılması gereken işlerinizi yazmaktır. Bunu yapmak 5 ila 10 dakikanızı alır ve zaman yönetimi konusunda oldukça etkilidir.

 

Her günün sonunda, ertesi gün yapmanız gereken 10 işi yazın.

Ardından, ne olursa olsun tamamlamanız gereken işlerden birini seçin ve başına 3 tik/yıldız (size kalmış) işareti koyun. Bu bitmesi gereken en önemli işiniz olacak.

 

Ardından orta düzeyde önem taşıyan beş veya daha fazla iş için 2 tik/yıldız atın. Bunlar da gereken işlerdir ancak hepsini bitiremezseniz bile yönetmesi zor olmayacak işler olsun.

 

Kalan işler için, tek tik/yıldız koyun. Bunlar, yapılması kolay, zaman almayacak ve bitmese bile bir aksaklığa neden olmayacak işler olmalı.

 

Böyle bir planlamayla akşam eve çok daha rahat gidebilirsiniz ve ertesi gün yapacağınız işler için strese girmezsiniz. Bunu yapmak, hem iş hem de aile hayatınızda stres faktörlerinin bir kısmını tolere eder. Ertesi gün işe rahat bir kafayla gidersiniz.

 

  1. Gününüzü Kontrol Edin, Gün Sizi Kontrol Etmesin

Gününüzü planlamak, yapabileceğiniz en etkili zaman yönetimi ipucudur. Günün sizi kontrol etmesine izin vermek yerine, gününüzü kontrol etmenize yardımcı olur.

 

Bu yöntemi uygulamak oldukça basittir. Ayrıca iş gününüzün planlandığı gibi gitmediği durumlar için esneklik sağlar.

 

Bir kalem ve not defteri alın! Cep telefonu da olabilir ama telefona gelen bildirimler dikkatinizi dağıtabilir. Bu nedenle kağıt-kalem her zaman daha iyidir.

 

Not defterinizde günü 30 dakikalık bölümlere ayırın. Mesela; 09:00-09:30 gibi…
Bunu satır satır tüm mesai saatlerinizi kapsayacak şekilde ayarlayın.

 

Şimdi daha önce hazırladığınız günlük yapılacak iş listenizde yer alan işleri, bu zaman dilimlerine yerleştirin. Yarım saat içinde bitmesi mümkün olmayan işleriniz için elbette ne kadar sürede bitirebileceğinizi kestiriyorsanız, ona göre tablonuzu oluşturun. Verimliliğinizin daha yüksek olduğu sabah saatlerini, öncelikli işlerinize ayırabilirsiniz.

 

Bu işler yapılması zor işlerse, öncesine basit birkaç iş koyup daha sonra sizi zorlayacak işlere başlayabilirsiniz. Önce birkaç kolay iş yapmak motivasyonunuzu arttırabilir.

 

  1. Dikkat Dağınıklığının Önüne Geçin

Sürekli dikkatiniz dağılıyorsa, haftanızı, gününüzü ve hatta saatlerinizi ne kadar iyi planladığınızın bir önemi yoktur. Dikkat dağıtıcı şeyler, odak kaybına neden olur ve işlerinizi ertelemenize kapı aralayan en büyük faktördür.

 

Zaman yönetimi teknikleri konusundaki bu ipucu, doğru çalışma ortamını oluşturabilmekle ilgilidir. İşyerinde dikkat dağınıklıklarının önüne geçerek, zamanı çok daha etkili kullanabilir, çok daha verimli çalışabilirsiniz.

 

İşyerindeki en büyük dikkat dağıtıcılar, genellikle iş arkadaşlarımızdır.

 

Dikkatinizi en çok dağıtan iş arkadaşlarınıza her gün işe başlarken sizden bir şey isteyip istemediklerini sormanız yeterlidir. Bunu yaparak, aynı zamanda onların da farkında olmadan plan yapmalarını sağlayabilirsiniz. Bu, günün ilerleyen saatlerinde iş arkadaşlarınızın sizden rastgele bir talepte bulunma olasılığını azaltır.

  1. Bildirimleri Kapatın

Çalışırken cep telefonunuza veya bilgisayarınıza gelen bildirimler fazlaca dikkat dağıtır.

Teknolojinin getirdiği bir alışkanlık olarak, gelen bildirimlere hemen dönüş yapma eğilimi gösteririz. Ancak böyle bir zorunluğumuz yoktur.

Cep telefonunuzda ve bilgisayarınızda tüm bildirim ayarlarını gözden geçirin ve yalnızca önemli olanları açık bırakın. Çoğu durumda sadece telefon aramalarına cevap vermeniz yeterlidir. Çok acil değilse ve önemli bir iş üstünde çalışırken, gelen aramalara daha sonra dönseniz de olur.

Bildirimleri kapatarak, gelen e-postalara, mesajlara, sosyal medya bildirimlerine vb. hemen değil, uygun bir zamanda dönüş yapabilirsiniz.

 

E-postalarınızı kontrol etmek ve gerekli maillere/mesajlara dönüş yapmak için günlük planınızda buna ayrı zaman ayırabilirsiniz. Dikkatinizi dağıtmaması için, çalışırken telefonunuzun internetini kapalı tutmanızı öneririm. Tabi sürekli mobil uygulamalar üstünden iletişim kurmanız gereken bir iş yapmıyorsanız.

 

Bütün bu önlemler, işyerinde dikkatinizin dağılma ihtimalini minimuma indirir.

 

Birkaç gün deneyin ve zaman yönetimi teknikleri üzerindeki olumlu etkisini görün. Bildirimleri kapatma ve teknolojiden uzak kalma konusunu, evinizde ailenizle birlikteyken de uygulayabilirsiniz. Böylelikle, işinizde verimliliğiniz, aile içinde sağlıklı iletişim kurma becerileriniz artacaktır.

 

  1. Zamanlayıcıyı Kullanın ve Konsantrasyonunuzu Koruyun

Yaptığınız bir işi durdurmak genellikle iş bittiğinde, ilginizi kaybettiğinizde veya dikkatiniz dağıldığında gerçekleşir. Yapılan araştırmalara göre dikkatiniz dağıldığında yeniden odaklanmanız ortalama 23 dakika sürer. Bu nedenle konsantrasyonunuzu korumak için elinizden gelen her şeyi yapmanız gerekir.

 

Ne yazık ki ilgi kaybı ve dikkatin dağılması, zaman yönetimi teknikleri konusunda en çok yaşanan sorunlardan biridir. Bu nedenle bir zamanlayıcı ayarlamak birçok şeyi değiştirebilir.

 

Bir zamanlayıcı ayarlayarak, belirlediğiniz süre bitene kadar dikkatinizin dağılmayacağı veya başka bir şey üzerinde çalışmayacağınız konusunda kendinize bir nevi söz vermiş olursunuz. Kendinize vereceğiniz küçük söz, zaman yönetiminiz üzerinde önemli bir etkiye sahip olabilir.

 

Sizin için en uygun planlamayı görmek için farklı süreler deneyebilirsiniz. Pomodoro Tekniği, öğrenciler üzerinde olduğu kadar iş hayatında da yararlı bir tekniktir. Pomodoro Tekniğinde, 25 (veya 30) dakika çalışıp, 5 dakika ara verirsiniz ve bunu 3 kere tekrarlarsınız. 3 tekrardan sonra biraz daha uzun (20-30 dakika) bir ara verirsiniz. Bu şekilde çalışarak hem zamanınızı dikkatli kullanır, hem verimli çalışır, hem de odaklanma problemlerini en aza indirgersiniz.

 

  1. Vaktinizi Neye Harcamamanız Gerektiğini Belirleyin

Hemen her gün, yapmamız gerekmeyen ve aciliyeti olmayan şeylere zaman ayırırız. Bunu çoğu zaman farkında bile olmadan yaparız. Bu gereksiz şeyler genellikle sosyal medyada gezinmek, haber sayfalarında lüzumlu lüzumsuz her habere göz atmak, alışveriş sitelerinde vakit kaybetmek olabilir. Bunların tamamı zamanımızı da çalar dikkatimizi de dağıtır.

 

Zamanı yönetmek söz konusu olduğunda bu önemsiz görünen şeylerin tamamının, bizden çokça zaman çaldığını görebiliriz.

 

“Bunları yapmak zorundayım” diye düşünebilirsiniz. “Sosyal medya hesaplarıma, gündemde olup bitenlere, ihtiyaçlarıma hiç mi zaman ayırmayacağım” diyebilirsiniz. Elbette bütün bunlar için zaman ayırabilirsiniz. Lakin bunu belirli ölçü ve planlamalar dahilinde yapmak zaman yönetimi teknikleri konusunda önemlidir.

Mesai saatinde yapılmaması gerekenler listesi oluşturun.

 

İlk olarak, size gerçekten yararı olmayan veya gerçekten hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olmayan her şey için (TV izlemek, sosyal medya, alışveriş yapmak vb.) maksimum 10 dakikanızı ayırın. Bütün bunlar çalışırken yapmamanız gereken eylemlerdir. Çünkü dikkat dağınıklığına ve verimsizliğe neden olur.

İşyerinde, hedeflediğiniz bir işi bitirdikten sonra kendinize 10 dakika sosyal medya ödülü verebilirsiniz. Ama kendinizi kaptırmayıp, zamanında işinize geri dönme konusunda irade göstermeniz gerekir. Bunu günde 2 veya 3 kere yapmanız yeterlidir.

 

  1. Konsantrasyonunuzu En Üst Düzeye Çıkarmak için Kafanızı Dağıtın

Kafamızın içinden günde 60.000 ila 80.000 arası düşünce geçer. Bu düşüncelerin çok az bir kısmı işimize yarar şeylerdir. Beynimiz, elimizde olmadan gereksiz 10 binlerce düşünce üreten bir fabrika gibidir.

 

Dağınık bir zihne sahip olmak, baş edemediğimiz bu düşünceler nedeniyle zamanı yönetmek konusunda bizleri ciddi biçimde etkiler.

 

İşte zihninizi boşaltmanın basit bir yolu;

 

Gittiğiniz her yerde yanınızda bulunacak küçük bir not defteri ve kalem taşıyın. Cebinize veya çantanıza sığacak kadar küçük olmalı ve kolayca erişilebilir olması önemli. Aklınıza gelen ve önemli gördüğünüz her şeyi not alın.

 

Bu bir fikir, ilham verici bir düşünce, eve döndüğünüzde yapacağınız bir iş veya herhangi bir başka şey olabilir.

 

Zaman yönetimi teknikleri ile ilgili bu noktada yapmanız gereken şey, günün planladığınız bir zaman diliminde (mesai bitimi öncesi olabilir) bu deftere aldığınız notlara bakmak ve yapılması gerekenleri planınıza dahil etmektir.

 

İşlerin zihninizde birikip sizi meşgul etmesine izin vermek yerine küçük bir deftere not alırsanız, konsantrasyonunuzu korumakta çok daha rahat olursunuz. İstenmeyen düşüncelerin sizi meşgul etmesinin önüne, bir kalem ve küçük bir defterle geçebilirsiniz.

 

  1. Başkalarına Söz Verin

Kendinize veya bir arkadaşınıza bir söz verecek olsanız, hangisini tutmayı öncelik olarak görürsünüz?

 

Eminim birçoğunuz arkadaşınıza verdiğiniz sözü tutmak konusunda daha hassassınızdır.

 

Bir işi veya projeyi tamamlamanız gereken bir süre içinde bitirebilmek için, bunu bir arkadaşınızla paylaşabilirsiniz.

 

Arkadaşınıza, neyi, neden ve ne zaman bitirmek istediğinizi söyleyin. Daha sonra aralıklarla sizi aramalarını ve işin ne durumda olduğunu sormalarını isteyin.

 

İş/proje üzerinde çalışırken, arkadaşınıza verdiğiniz söz hep aklınızın bir köşesinde duracak. Verdiğiniz bu söz, bu işi/projeyi tamamlamak için gereken zamanı en iyi şekilde değerlendirmeniz ve odaklanmanız için itici bir güç olacaktır. Bu nedenle önemli işleriniz için son bitirme tarihi belirleyebilir, bunu arkadaşınızla paylaşabilirsiniz.

 

Son olarak;

Bütün bu ipuçları, hayata geçirildiği takdirde zaman yönetimi teknikleri konusunda size yardımcı olacak.

 

Bu ipuçlarını uygulamak için ilk aşamada masanıza hatırlatıcı notlar koyabilir veya telefonunuza hatırlatıcı ekleyebilirsiniz. Zaman içinde bütün bu zaman yönetimi teknikleri alışkanlık haline dönüşecektir.

 

Bu yöntemleri birbirinden bağımsız olarak uygulayabilirsiniz ancak hepsini birlikte kullandığınızda çok daha etkili olacaktır.

 

Zamanla etrafınızdakiler bir günde bu kadar çok işi nasıl başardığınızı soracaktır. Zamanı yönetmek, zaman yönetimi tekniklerini bilince işte bu kadar kolay!

2
mutlu
Mutlu
0
_zg_n
Üzgün
0
sinirli
Sinirli
0
_a_rm_
Şaşırmış
0
vir_sl_
Virüslü
Etkili Zaman Yönetimi Teknikleri 9 İpucu

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir

Giriş Yap

1 Yorum

  1. 8 ay önce

    […] başarılı ve kişisel gelişim adına faydalı şeyler yapması da düzene ve plana bağlıdır. Bu sebepten dolayı insanların kendilerine daha fazla vakit ayırıp en azından bir […]

    Cevapla
Giriş Yap

E-Okur ayrıcalıklarından yararlanmak için hemen giriş yapın veya hesap oluşturun, üstelik tamamen ücretsiz!